Checkliste

Ihr tragt euer Datum ein. Danach steht oben, was in diesem Monat dran ist — der Rest wartet. Zu vielen Punkten gibt es einen Satz dazu, warum das jetzt wichtig ist und was die meisten dabei übersehen.

Budget

20 Posten mit Platz für eure Zahlen. Jeder von euch beiden vergibt ein bis drei Sterne: ein Stern heißt sparen, drei Sterne heißen wichtig. Wo ihr auseinanderliegt, sagt es die App — und genau das sind die Gespräche, die man besser früh führt.

Gäste

Zu jedem Gast könnt ihr ein Bild hinterlegen, die Telefonnummer und wer zu wem gehört. Das klingt nach Fleißarbeit und ist später eure Sitzordnung und eure Gruppenfoto-Liste.

Die App zählt außerdem mit, wer eine Übernachtung braucht — die Zahl, nach der euch jedes Hotel als Erstes fragt.

Und weil jede Familie wissen will, wie viele von ihrer Seite kommen, zeigt ein farbiger Balken die Verteilung auf einen Blick.

Locations

Die meisten Häuser rechnen gleich: eine Grundgebühr plus einen Betrag pro Gast. Ihr tragt beides ein, und die App holt sich die Gästezahl aus eurer Liste. Erst dann seht ihr, was ein Haus bei euren Gästen kostet.

Und dabei zeigt sich oft: Der günstige Raum ist am Ende der teurere. Manche Häuser vermieten nur die Räume — das Essen kommt von einem Caterer und wird extra bezahlt. Andere nehmen mehr, haben aber alles drin.

Dazu für jedes Haus: Besuchstermin, wie es war, und was im Angebot stand. Nach dem vierten Haus weiß sonst niemand mehr, welches den schönen Garten hatte.

Tische

Runde Tische, lange Tafel, U-Form, E-Form oder Fischgräte — jede mit Vor- und Nachteilen und der Gästezahl, ab der sie sich lohnt. Ihr wählt eine, und die Tische stehen. Danach verschiebt ihr sie, wie es in euren Saal passt.

Ablauf

Zwei Stunden beim Friseur, anderthalb für die Paarfotos, fünfzehn Minuten für das Gruppenbild mit allen. Ihr tragt die Startzeiten ein, die App rechnet das Ende — und färbt rot, was sich überschneidet.

Gruppenfotos

Fünfzehn Minuten für das Bild mit allen, fünf für jedes weitere. Über einer halben Stunde wird die Anzeige rot — denn länger machen die Gäste es nicht mit. Das ist keine Regel aus einem Ratgeber, sondern Erfahrung aus über 350 Hochzeiten.

Feierorte

Mit Adresse, Telefonnummer und dem Link zu den Bildern von dort. Ihr seht also nicht die Hochglanzfotos der Webseite, sondern wie eine echte Hochzeit darin ausgesehen hat.

Termine

Fotograf, Musik, Blumen, Brautmode, Trauredner: Zu jedem tragt ihr ein, wo ihr steht — vorgemerkt, Termin steht, gebucht. Dazu Telefonnummer, Preis und eure Notizen. Ihr seht auf einen Blick, wen ihr noch anrufen müsst.

Bei einigen Gewerken stehen Empfehlungen aus meinem Netzwerk schon drin, mit Gesicht, Telefonnummer und dem, was man vorher wissen will. Nehmen müsst ihr sie nicht — aber ihr müsst auch nicht bei null anfangen.

Stimmung

Am Ende erinnern sich eure Gäste an eines von beidem: dass ihr geheiratet habt — oder an einen Abend, den sie so noch nicht erlebt haben. Der Unterschied liegt nicht im Budget.

Musik, ein Spiel zum Mitmachen, die Kinder, die Älteren, Zeitpuffer im Ablauf. Zu jedem Punkt steht dabei, was ihn trägt und was ihn kippen lässt — aus Hochzeiten, die ich selbst begleitet habe.

Auf allen euren Geräten

Die App speichert alles auf dem Gerät, auf dem ihr sie benutzt — ohne Konto und ohne Anmeldung. Das heißt aber auch: Sie wandert nicht von allein auf ein zweites Handy.

Wenn ihr mögt, verbindet ihr die App mit eurer eigenen Dropbox. Dann steht eure Planung auf jedem Gerät, auf dem ihr sie verbindet, und ein verlorenes Handy kostet euch nichts. Die Daten liegen in eurem Konto, in einem eigenen Ordner — ich sehe davon nichts.

Braucht ihr nicht? Dann lasst es. Die App funktioniert ohne genauso.

Weitergeben

Den ganzen Plan als lesbaren Text zum Verschicken: Ablauf, Gruppenfotos, Sitzordnung und Gästeliste. Für die Trauzeugen und alle, die mithelfen, gibt es dieselbe Fassung ohne jeden Preis.

Dabei ist auch eine kleine Skizze, wo die Tische stehen — die Location weiß dann, wie sie stellen soll.

Wer dahintersteckt

Ich war auf mehr als 350 und weiß, an welchen Stellen es später eng wird. Genau daraus ist dieser Planer entstanden — nicht aus allgemeinen Hochzeitslisten, sondern aus echten Abläufen und dem, was im echten Leben wirklich hilft.

Ich fotografiere seit 2009 Hochzeiten, hier im Vogtland und drumherum. Der Planer kostet euch nichts, und ihr müsst mich dafür nicht buchen.

stephanie-scharschmidt.de lachbox-mieten.de